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石岡さんへの質問コーナー

9月17日(木)に「Mini Members Talk ~ 新しいサイト」をオンライン開催させていただきました。
大変反響のあるイベントとなり、当日アンケートも多くのご回答をいただきました。
その当日アンケートの中で、ご登壇いただいたフジテック株式会社の石岡原様に向けたご質問を募集し、石岡様からのご回答を頂戴しましたので、ユーザー会のみなさまへ共有いたします。

重複しているご質問もありましたので、主なもの5つをピックアップしました。

Q1. 各拠点を行脚して、どのようなユーザー教育をされたのか教えてください!

  • G Suite講習会
    • スプレッドシートの共同編集について
      1. エクセルシートをドライブにアップ
      2. スプレッドシートに変換
      3. 共同編集者を招待

      というストーリーでデモを実施しました。

    • クラウド サービスの紹介は全社共通で並行して実施しました。
    • 活用事例は講習会受講者の業務内容に合わせて紹介しています。
  • 特定のツールに関する講習会
    • ハングアウトチャットは機能紹介とともに、受講者も実践できるコンテンツを提供しました。
    • Currents は機能紹介とともにコミュニティをその場で作成するコンテンツを提供しました。
  • 全国拠点に出向き(石岡様と)直接会って質問できる時間をあえて設けました。
    • 質問内容はなんでも OK
    • BYOD の設定やフォームの作成方法について質問されることが多いです。
  • ユーザー会で発表した際のこちらの資料もご参考になさってください。

Q2. 新チャットの活用状況を教えてください!

現状では Hangout Chat を主に使っています。
  • 新チャットの浸透方法
    • 全社に浸透させる活動や計画は今のところ行っていませんが、新チャットを活用するといい!と思う場面があれば紹介しているという段階です。
    • フジテックで好評な新チャットのポイント
      • スレッド 話題ごとにスレッドを分けられる
      • 編集 書き直し、コメントの削除ができる
      • リアクション 既読機能代わりに活用。自分のコメントを誰が読んだかも分かるし、自分がどのコメントまで読んだかの管理にも使えますよ!と宣伝しています。
      • 自作 Bot オリジナル Bot が作れる
  • 活用事例
    • サポートチーム⇔ユーザの Q&A 運営として活用
      • RPA に関する Q&A を新チャットで運用しています。質問内容ごとにスレッドが立てられるので、Hangout チャットより使いやすいと感じています。
      • Bot
        • 従業員を検索すると、所属部門や拠点の場所が検索できる Bot などを作成しました。

Q3. G Suite 啓蒙活動について教えてください!

  1. G Suite を活用することが株式会社フジテックにとって成功の鍵になると確信し、G Suite に関心を持ち自主的に Google の基幹イベントに参加するようになりました。また、その頃、ちょうど社内で働き方改革チームが発足したことも足がかりになりました。
    1. G Suite 啓蒙活動を業務に組み込むための戦略とそれに見合った効果目標(対象者、コンテンツ、期間、増やしたいユーザーの数など)を設定しました。社員全体の 2 割が G Suite を多用するようになった時点を境に G Suite が自動的に浸透するようになりました。
    2. 各種講習会の開催スプレッドシートの Google 翻訳 関数、Google Meet のタイル表示Google フォームといったコンテンツへの反響が大きく、G Suite への関心が加速された推進力になったと感じています。
      詳しい使い方資料が欲しい、資料の情報が古い…という意見には「今日教えた内容が明日には変更されるかもしれない」と講習会で伝え、G Suite のコンセプトや、頻繁にアップデートされる魅力を必ず説明するようにしています。
      「説明書がないとわからない人」は古いマインドセットなのではなく、「活G Suite 啓蒙活動のマイルストーン用のポイントがわからない人」のようです。使い所がわかると、そういう人ほど G Suite ファンになる傾向があります。文句がない人、興味がない人は困ったことがない人なので、文句が多い人より G Suite に巻き込むことが難しいと感じています。
    3. インフルエンサー(部門長や相談を受けやすい人など)に積極的に最新情報を配信するようにしています。元ネタは G Suite ユーザー会G Suite アップデートブログG Suite リリースカレンダー(英語)を活用しています。
    4. 以前、紹介したあっぷす先生記事にも同様の記事を投稿しましたのでご参考になさってください。
  2. G Suite 啓蒙活動の現在の作業内容
    1. G Suite 新機能が自動的に浸透するようになってから、G suite 啓蒙活動が属人化することを回避するために働き方革新チームを解消しました。啓蒙活動の担当者を作ってしまうと、ほかの情シス部員が「自分の担当でないから」と遠慮して発信しにくい雰囲気ができたことがその背景にあります。
      社内事例を参考に、情シス部門全員で情報発信や啓蒙を行っていこうという方針です。
    2. 1 週間に 1 度程度の最新テクノロジー関連のブログ更新(執筆時間は 2〜3 時間)
    3. 質問や相談への対応(週 5 時間程度)
  3. 効率よく進めることができれば、3000人規模の企業でもこの程度の作業量ですので、G Suite 推進を必要な作業のひとつとして認識することは有意義です。また、G Suite 活用によって作業スピードが速くなったこと、他部署との共同作業が推進されたことなど、会社全体に影響が与えられたと思います。

Q4. サイトの管理作業の現状について教えてください!

  1. ユーザ部門の作成したサイトは現在はとくに管理してません。
  2. 社内ポータルサイトを以前のサイトから新しいサイトへ刷新するタイミングで、ユーザ部門の作成したサイトのリンク集
    を作成することを企画しています。
  3. 以前のサイトの一覧は管理ツールを活用しながら、新サイト移行が必要かどうかをフォームで調査していく予定です。
補足情報
エディションごとのサイト比較についてはこちらをご参照ください。
共有ドライブは Business 以上のみのサービスとなっておりますので、ご注意ください。

Q5. 9 月 27 日開催 Mini Members Talk〜新しいサイトの後にサイトを変換した感想

以前のサイトをWeb社内報として使用していて、投稿記事数が約300、各記事に印刷用のPDFが添付されていました。
そんな非常に大きな以前のサイトのコピーを作成し、変換作業してみました。
変換作業自体に 2 時間以上かかり、作業しづらいと感じました。
ドライブへのアクセスがない人でも見られるよう、PDFファイルを添付したページがあり、その添付ファイルすべて(約300)が変換した人のマイフォルダに保存されました。
9 月 27 日のイベントの中で共有ドライブで共有設定を変更する方法が説明されていたので、やり方はわかりますが、その作業量が膨大なので途方にくれています。
ファイルの共有設定方法の他、以前のサイトの記事では記事にタイトル、写真を貼って管理したいたので、その時のページを変えずに新しいサイトで投稿できるような仕組みづくりを考えています。以前のサイト記事をそのまま新しいサイトに移行することが目的なので、ページ数は変えずに、同じコンテンツ(記事、写真、タイトル)をそのまま新しいサイトに流用できる投稿システムがあったら、他社の新しいサイト管理者も変換機能をより活用できるのではないかと思います。現在はそのような投稿システムがないので、新しくサイトを再構築するべきか、以前のサイトから新しいサイトに変換するべきか、方針や解決策を模索しています。

石岡 早織

Saori Ishioka

フジテック株式会社

デジタルイノベーション本部 プロセス管理部 主務

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